La pandémie mondiale COVID-19 bouleverse le travail traditionnel : le Home Office devient une réalité quotidienne pour de nombreux salariés. Les entreprises s’appuient sur un vaste ensemble d’outils numériques, de plateformes de vidéoconférence et de logiciels de collaboration pour faciliter la transition de ce travail à distance.

Mais alors que la transition des employés actuels de leur bureau physique à leur bureau à domicile fait beaucoup parler, les entreprises doivent aussi porter leur attention sur un autre sujet : comment accueillir, former et intégrer les nouveaux collaborateurs qui commencent à travailler en Home Office pendant cette crise du COVID-19 ?

 

Les employeurs et notamment les Ressources Humaines doivent trouver de nouvelles façons d’aider les nouveaux employés à s’installer dans leurs nouvelles fonctions

 

En tant qu’employeur ou directeur des ressources humaines, vous ne pouvez pas forcément recevoir votre nouvelle recrue pour son premier jour de travail. L’entreprise a donc besoin de moyens nouveaux pour accueillir et intégrer de nouveaux employés lorsqu’ils commencent à travailler à distance.

Comment faire pour accueillir un nouveau collaborateur au sein de votre équipe alors que vous êtes, vous-même, en télétravail ? Comment intégrer à distance ? Que faire pour garder un contact avec son nouvel employé sans pouvoir le voir en vrai ? Comment lui faire une place au sein de l’équipe ? Et aussi, comment permettre aux équipes de reconnaître leur nouveau collègue ?

Comment s’assurer que le collaborateur sera opérationnel et motivé même à distance ?

 

1/Avant tout : se concentrer sur l’humain

Le premier jour en entreprise comme le premier jour de télétravail est un moment propice aux bouleversements psychologique des salariés. Ce sont des moments clés qu’il convient d’accompagner. Mais alors qu’en est-il lorsque vous cumulez les deux : prise de fonction et télétravail ? Plus que jamais, c’est le moment de soigner l’arrivée des nouveaux collaborateurs et d’intensifier le sentiment d’appartenance à une équipe et à une entreprise.

 

Rassurez les nouveaux collaborateurs à tout moment
(préboarding, onboarding, post-boarding)

 

En tant que nouveau dans l’équipe, on se pose un certain nombre de questions. Habituellement, il suffit d’interroger les personnes à l’oral pour avoir sa réponse. A distance, il n’est bien évidemment pas aussi simple d’appeler un collègue à chaque fois qu’une question se présente. Sans compter qu’il est moins aisé d’obtenir les réponses aux questions que l’on peut se pose…

Dans ce contexte, il faut éviter que le nouvel employé se retrouve bloqué, sans savoir comment trouver la réponse à ses questions.

 

2/ Définir un processus d’accueil et d’intégration clair 

Avec des travailleurs à distance, il est essentiel de s’assurer que vous disposez d’un processus clair d’accueil et d’intégration.

Certes, des outils comme Skype ou Slack permettent au nouveau collaborateur de demander comment sont organisées les choses mais il faut oser déranger ses collègues plusieurs fois par jour. La tâche n’est pas simple quand on ne les connaît pas !

Assurez-vous que tous vos processus et projets internes sont bien documentés et facilement accessibles pour réduire le stress du nouveau collaborateur

 

Non seulement, l’information doit être à jour mais vous devez aussi faire savoir aux nouvelles recrues qu’elle existe et leur expliquer comment la trouver facilement.

 

 

3/ Digitaliser votre processus d’onboarding

Le numérique ne remplace pas l’humain mais il permet de garder un lien à distance et de créer un sentiment d’inclusion. Il est important de créer des liens virtuels pour que le nouveau collaborateur ne se sente pas isolé ou perdu.

Les « Small Talk » très fréquents dans la vie courante ne doivent pas être négligés. Dès lors, il est important de mettre en place un processus qui permette au nouvel entrant d’avoir des discussions informelles.

 

Organisez des réunions, faites des présentations virtuelles pour que le télétravail ne rime pas avec solitude

 

De plus, lors d’une intégration à distance, avoir un outil qui personnalise les messages de bienvenue, permet d’inclure individuellement le salarié.

Pour remplacer la traditionnelle visite des bureaux, créez à distance des RDV dans les agendas pour permettre l’accueil téléphonique ou en visio.

Planifiez dans l’agenda des nouveaux collaborateurs ou des managers des appels, même avec des gens qui ne travaillent pas directement pour garder une connexion humaine. Cela permet de mettre des visages derrière les noms que les gens voient passer sur les e-mails ou dans Slack.

 

Gagnez du temps avec la réalisation des tâches administratives à distance

 

D’autre part, le digital vous permet de collecter à distance l’ensemble des pièces administratives nécessaires avant le jour J. Cette optimisation peut également être poussée avec la signature de contrats électroniques par exemple.

Sortez des sentiers battus et de tirez parti de nouveaux outils tels que la réalité augmentée et la Réalité Virtuelle

 

Pourquoi ne pas profiter de ces temps difficiles pour expérimenter de nouvelles façons d’accueillir les salariés ? S’appuyer sur une application permet, grâce aux systèmes des notifications d’envoyer, régulièrement aux nouvelles recrues, des contenus personnalisés. Ainsi, faites découvrir les bureaux en réalité virtuelle et proposez un message d’accueil de la direction en Réalité Augmentée ?

Véritable atout de la marque employeur, l’utilisation des nouvelles technologies s’avère plus engageante pour les nouveaux employés

 

4/ S’appuyer sur les remontées d’alertes

Il est essentiel de s’assurer que l’intégration numérique est engageante lorsque les employés sont physiquement éloignés des membres de leur équipe et de leurs managers.

 

La création d’un sentiment de désengagement est d’autant plus forte que les nouveaux employés n’ont pas encore eu l’occasion de découvrir la culture de l’entreprise.

D’une part, le suivi personnalisé permet de s’assurer que les documents administratifs sont en ordre. D’autre part, les remontées d’alertes permettent de déceler à l’avance un possible désengagement.

 

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